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oscare® kann die Belege automatisiert verarbeiten

Bereits seit Januar 2016 gilt ein neuer Vordruck für die Bescheinigung von Arbeitsunfähigkeit. Dieser gilt nun auch für die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit während des Krankengeldbezuges. Dadurch werden die Verwaltungsvorgänge für die Auszahlung von Krankengeld erleichtert, und das zieht eine Umstellung in oscare® nach sich. Für die neuen Funktionen war die BARMER Ramp-up-Kunde, es folgten die AOK Sachsen-Anhalt, die Viactiv Krankenkasse, die Hanseatische Krankenkasse und die BKK Mobil Oil.

Manuelle Tätigkeiten in den Prozessen reduzieren
Im neuen Verfahren bescheinigt der Arzt das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit auch nach Ende der Entgeltfortzahlung weiter auf der AU-Bescheinigung. Diese Bescheinigung legt der Versicherte seiner Krankenkasse vor, die daraufhin das Krankengeld auszahlt. Für die automatisierte Bearbeitung der Fälle ist oscare® APD für diese Prozesse ausgeprägt worden. So ist das Modul oscare® Claims an dieses neue Formular angepasst und neue Funktionalitäten sind implementiert worden. Eine Umstellung war notwendig, damit die Dokumentenverarbeitung über die oscare® APD Konsole erfolgen kann. Im Rahmen dieser Weiterentwicklung sind außerdem neue Funktionen hinzugekommen, mit denen die AU-Belege bis zur Zahlung automatisiert verarbeitet werden können. Damit sind die Grundlagen für eine voll maschinelle Verarbeitung gelegt. Die Krankenkasse bestimmt über das Regelwerk, ob die Bearbeitung automatisiert erwünscht ist oder doch manuell erfolgen soll. Dank BRFplus sind detaillierte Einstellungen möglich und die Kasse kann die Entscheidung über den Prozessablauf treffen.

AU-Bescheinigungen werden jährlich millionenfach bearbeitet

Ein wichtiger Meilenstein für die Projektbeauftragung
Bei Projektstart müssen die Kassen entsprechend aufbereitete Daten zur Verfügung stellen. Die AOK Systems liefert dazu eine Schnittstellenbeschreibung, damit gleich zu Beginn die richtigen Daten zur Verfügung stehen. Das ist deshalb so wichtig, damit die Anforderungen bekannt sind und die Programmierung für die Beleglesung rechtzeitig durch die Kasse an einen externen Dienstleister beauftragt werden kann. „Und dafür muss ausreichend Zeit eingeplant werden, das ist oftmals der größte Knackpunkt“, so Dirk Mörsdorf, Projektleiter der AOK Systems.

Wesentliche Schritte der Implementierung
Im Rahmen eines dreitägigen Workshops stellt die AOK Systems den Krankenkassen den entwickelten Prozess für die Implementierung vor. In Form von Präsentationen werden die einzelnen Prozessschritte erläutert und mit Live-Demonstrationen auf einem eigens dafür eingerichteten System vorgeführt. Mit dem Wissen über die möglichen Prozessabläufe kann die Prüfung des bisherigen Belegleseprozesses auf die neue Funktionalität durch die Kasse erfolgen. Dabei unterstützt die AOK Systems gleich beratend, insbesondere im Hinblick auf die Machbarkeit. Somit ist auch eine Bewertung möglich und die Konzeptionsphase kann beginnen. Ist die Konzeption verabschiedet, werden alle notwendigen Daten auf einer Testlandschaft eingestellt und es erfolgt eine mehrwöchige Testphase, in der alle Einstellungen auf Funktionalität geprüft werden. „Bei Fragen, Fehlern und anders gewünschten Einstellungen stand die AOK Systems beratend zur Seite und sorgte dafür, dass die Einstellungen im System funktionsfähig sind. Die Implementierung hat bei uns rund drei Monate gedauert. Dafür waren aber auch alle Unklarheiten beseitigt und wir konnten mit nur kleinen anfänglichen Problemen produktiv gehen und diese schnell beheben“, erklärt Nicole Pricken, Fachberaterin Krankengeld mit besonderen Aufgaben bei der AOK Sachsen-Anhalt. Mit der AOK Niedersachsen, AOK Bayern, AOK Rheinland/Hamburg und der AOK Plus planen vier weitere Gesundheitskassen, die neue Funktionalität bis zum Ende des Jahres in Betrieb zu nehmen.

Premiere bei der AOK Sachsen-Anhalt
Zum festgelegten Stichtag ist die Einstellung des APD-Krankengeldauszahlscheines/der AU-Bescheinigung auf den Systemen der Krankenkasse dann produktiv. Es folgt nur noch die vierwöchige Nachbetreuungsphase, in der die AOK Systems beratend zur Verfügung steht. Bei der AOK Sachsen-Anhalt beispielsweise ist der APD-Krankengeldauszahlschein/die AU-Bescheinigung seit 27.03.2017 produktiv. „Ich kann nur sagen, dass das Projekt des APD-Krankengeldauszahlscheines/der AU-Bescheinigung über die Beleglesung recht reibungslos verlaufen ist“, freut sich Mörsdorf. „Selbiges kann man auch von der Produktivsetzung berichten.“ Die Technik, von Beleglesung über Einspielen in APD, bis zur Verarbeitung im Backend-System funktioniert bisher einwandfrei. In den ersten drei Tagen wurden insgesamt knapp 9.000 AU-Bescheinigungen verarbeitet. Sämtliche Belege sind seit 27.03.2017 aus der Beleglesung angeliefert, archiviert, in APD verarbeitet, in die Akte eingebucht und nach Claims übergeben worden. „Mit vereinten Kräften der AOK Sachsen-Anhalt, der gkv informatik, des Teams der AOK Systems und Herrn Mörsdorfs als direkten Ansprechpartner wurde das Projekt erfolgreich bewältigt“, freut sich Katrin Korn, Fachberaterin Krankengeld bei der AOK Sachsen-Anhalt.

Die operative oscare® APD-Konsole: Dem Mitarbeiter der Kassen stehen alle wichtigen Informationen und Funktionen zur Verfügung